E-arved

Arvete saatmine PDF-failina e-posti teel on Eesti ettevõtetes endiselt tavapärane, kuid raamatupidamine liigub järjest rohkem masinloetavate e-arvete poole.

E-arve suurim eelis ei ole see, et arve liigub elektrooniliselt. Ka PDF liigub elektrooniliselt. Oluline erinevus seisneb selles, kuidas arvel olevad andmed jõuavad ettevõtte raamatupidamisse.

PDF ei ole e-arve

PDF-arve on sisuliselt inimesele lugemiseks mõeldud digitaalne dokument.

E-arve on seevastu standardiseeritud masinloetav fail, mille andmed saavad liikuda müüja süsteemist otse ostja majandustarkvarasse.

See võimaldab vähendada käsitsi andmete sisestamist ning automatiseerida arvete vastuvõtmist, kontrollimist ja raamatupidamises kajastamist.

Ettevõte võib e-arvet nõuda

Eestis kehtib põhimõte, mille järgi on e-äriregistris e-arve vastuvõtjaks registreeritud raamatupidamiskohustuslasel õigus nõuda müüjalt e-arvet, kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti.

Rahandusministeeriumi andmetel on selliseid ettevõtteid Eestis ligikaudu 18 000 ning nende arv kasvab.

Seetõttu ei ole e-arvetega arvestamine enam ainult avaliku sektoriga töötavate või väga suurte ettevõtete küsimus.

Miks e-arve ettevõttele kasulik on?

Mida rohkem ostu- ja müügiarveid ettevõte töötleb, seda suuremaks muutub automatiseerimise mõju.

Kui arve andmeid ei pea PDF-faililt käsitsi raamatupidamistarkvarasse sisestama, väheneb nii ajakulu kui ka sisestusvigade võimalus.

E-arvete kasutamine võimaldab samuti luua efektiivsemaid kinnitusringe. Arve saab saabumisel automaatselt õigesse süsteemi suunata, kinnitada ja seejärel raamatupidamises kajastada.

Millist e-arvet kasutatakse?

Eestis kasutatakse peamiselt Eesti e-arve standardit ja Euroopa e-arve standardit.

Euroopa standardit tuntakse muu hulgas Peppol-arvena ning selle tähtsus kasvab eelkõige piiriüleses ettevõtluses.

Ettevõttel ei ole siiski vaja ise hakata failivorminguid koostama. Tänapäevased raamatupidamis- ja majandustarkvarad ning e-arve operaatorid võimaldavad suure osa protsessist automatiseerida.

Kas e-arvetele tasub üle minna?

Väikese arvu arvete puhul ei pruugi erinevus esmapilgul suur tunduda. Arvete mahu kasvades suureneb aga ka käsitsi tehtava töö hulk.

Seetõttu tasub ettevõttel vaadata e-arveid mitte üksnes arve saatmise formaadina, vaid võimalusena muuta kogu raamatupidamisprotsess efektiivsemaks.

Korralikult üles ehitatud digitaalne arvete liikumine tähendab vähem käsitööd, kiiremat dokumentide töötlemist ja paremat ülevaadet ettevõtte finantsinfost.